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Come impostare e gestire l’amministrazione di un’azienda

Il più delle volte l’impianto contabile generale è vissuto dagli imprenditori come un mero costo finalizzato a favorire gli adempimenti formali della fiscalità piuttosto che anche uno strategico strumento di gestione. Questo significa demandare alla “sorte” il destino aziendale piuttosto che governarlo. L’amministrazione, invece, è il vero cuore pulsante di qualsiasi impresa. Senza il supporto e l’elaborazione dei dati contabili non è possibile fare alcuna strategia d’investimento, sviluppo o ridimensionamento.

I concetti base da conoscere per la tenuta di una corretta contabilità sono i seguenti:

  • differenza tra momento economico e finanziario;
  • differenza tra principio di cassa e competenza;
  • margine operativo lordo/reddito operativo
  • differenza tra margine operativo e fatturato;
  • regolamenti finanziari delle transazioni commerciali.

Quello che dovrebbe essere chiaro a tutti gli addetti ai lavori è che un progetto imprenditoriale ha un senso solo se è economicamente sostenibile (ricavi superiori ai costi). Di conseguenza, tutti i singoli fatti aziendali, dovrebbero essere gestiti secondo questo criterio. Da qui deriva la sostanziale differenza tra margine operativo e fatturato.

Un’azienda che sviluppa un volume d’affari con un margine operativo esiguo (se non addirittura negativo) è destinata a soccombere. Cosa diversa, evidentemente, nel caso di fatturato abbinato ad un’alta marginalità. Questo significa, ai fini dell’incremento del margine operativo, avere una maniacale attenzione ai costi considerato che, nella stragrande maggioranza dei casi, il prezzo di vendita è imposto dal mercato.

A seguire, in ordine d’importanza, troviamo il momento finanziario che, spesso, nelle transazioni commerciali, non coincide con quello economico. Vale a dire che, un’entrata (o un’uscita) finanziaria può verificarsi anche in maniera differita rispetto alla manifestazione economica (ricavo o costo). Questo differimento tra i due momenti se correttamente gestito garantisce un equilibrio finanziario tra entrate ed uscite (se non addirittura un vantaggio nel caso in cui l’entrate anticipano le uscite).

Diversamente, diventa un ulteriore costo da tenere presente nella distinta base di qualsiasi operazione economica.

Ad esempio: se acquisto un telefono con un regolamento finanziario che prevede il pagamento a 60 giorni e lo rivendo a 90 giorni ci rimetto 30 “giorni” finanza che hanno un costo derivante dall’indebitamento bancario o dal costo opportunità della finanza aziendale anticipata. Da qui l’importanza dei regolamenti finanziari nelle transazioni commerciali. Gli strumenti base per una corretta tenuta delle scritture contabili sono i seguenti:

  1. anagrafica clienti e fornitori
  2. partitari clienti e fornitori
  3. prima nota cassa e banca
  4. sistema controllo di gestione
  5. piattaforma gestionale informatica
  6. consulenza finanziaria, fiscale e del lavoro.

Spesso si sottovaluta l’importanza strategica di un’anagrafica clienti e fornitori utile non solo ai fini amministrativi ma anche (se non soprattutto) per azioni commerciali e marketing.

Il partitario è una scrittura contabile analitica non obbligatoria che registra la situazione debitoria o creditoria dell’azienda nei confronti dei singoli fornitori o clienti.

Questo strumento, se correttamente alimentato di dati (registrazione fatture fornitori e fatture proprie) consente in qualsiasi momento di avere una situazione debitoria e creditoria (generale e per singoli clienti/fornitori) puntuale ed aggiornata a patto che, oltre alla registrazione dei fatti economici (fatture) siano annotati anche le movimentazioni finanziarie (pagamenti).

Lo strumento che consente di registrare le entrate e uscite numerarie è la prima nota cassa/banca.

Le registrazioni corrette e puntuali sul partitario, sulla prima nota cassa/banca e sul registro di magazzino consentono agli imprenditori di avere un quadro costante ed aggiornato sull’andamento dei fatti aziendali. Avere sotto controllo la situazione debitoria/creditoria, quella finanziaria e il valore economico del magazzino significa di fatto governare il processo imprenditoriale.

E’ quindi sulla gestione caratteristica che bisogna concentrarsi! Quanto più si lavora di dettaglio (a partire dalla singola commessa) con il criterio della marginalità positiva tanto più si ha la possibilità di ottenere risultati positivi. Molto spesso (complice anche le deformazioni professionali dei commercialisti e dei consulenti aziendali) ci si concentra (a volte anche tardivamente) sui dati a consuntivo (bilancio) piuttosto che, soprattutto, su quelli preventivi e correnti. In fondo si tratta di una relazione abbastanza banale: se le singole operazioni aziendali sono gestite con una marginalità positiva la somma delle stesse non potrà che produrre un risultato positivo.

Quindi la stella polare per qualsiasi manager o imprenditore deve essere la marginalità!

Per monitorare la contabilità e, in generale, i fatti aziendali, non si può prescindere dalla dotazione di una piattaforma gestionale informatica. Dunque non solo un programma di contabilità ma, una piattaforma integrata, che consenta anche di supportare l’organizzazione interna e le azioni di marketing. Una contabilità analitica puntuale abbinata ad un moderno programma gestionale consentono di progettare un sistema di controllo gestione che monitora, incrocia e elabora i fatti economici e finanziari.

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